ما هو التفويض في الإدارة ؟
ما هو التفويض في الإدارة؟
في هذه المقالة سأوضح لكم : ما هو التفويض في إدارة المشاريع وكيفية ممارسته بفعالية، و بشكل مدروس، وبنجاح.
استنادا إلى عقود من الخبرة التي سأشاركها معكم بعض المبادئ التوجيهية لتفويض السلطة والمسؤولية والمهام وأكثر من ذلك لتصبح مديرا أفضل أو قائدا لإدارة المشاريع.
ما هو التفويض في الإدارة؟
لكي تصبح قائدا فعالا وناجحا حقا في إدارة المشاريع ، يجب أن تعرف ما هو التفويض و تركز على المجالات التي تحدث أكبر فرق في نجاح مشروعك.
وتشمل هذه المجالات إدارة المخاطر و القضايا الحساسة، وتخطيط المشاريع، وإدارة كبار أصحاب المصلحة، وضمان جودة المنتج النهائي، وقيادة وتحفيز الفريق.
إن تفويض المهام الإدارية ذات المستوى الأدنى والتخطيط التفصيلي أمر مهم إذا كنت ترغب في قضاء وقتك بشكل فعال.
عندما تفوض بشكل صحيح، فإنك تحفز الشخص الذي تفوضه وتمدده إلى…
من خلال التفويض، ليس فقط يمكنك تحرير نفسك للتركيز على ما هو مهم حقا، ولكن يمكنك أيضا المساعدة في النمو وتطوير أشخاص آخرين.
عندما تفوض بشكل صحيح، فإنك تحفز الشخص الذي تفوضه وتمدده، وتساهم في احتياجاته من التطوير المهني وثقته وكفاءته.
لا يفوض العديد من مديري المشاريع لأنهم يعتقدون أنه إما ليس لديهم أحد يفوضونه أو أنهم لا يريدون فقدان السيطرة على مهمة معينة.
تحتاج إلى التفكير على نطاق أوسع، خلاق، واستراتيجيا. غالبا ما يكون أعضاء الفريق قادرين تماما على أداء مهمة – على سبيل المثال مهمة تتعلق بالتخطيط التفصيلي وتقدير – إذا أتيحت لهم الفرصة ومقدار الدعم المناسب.
‘إذا كنت تريد أن يتم العمل بشكل صحيح، عليك أن تفوض بشكل صحيح’
كيف تكون فعالا في التفويض في الإدارة؟
وتوضح المبادئ التوجيهية التالية: ما هو التفويض في الإدارة وكيف تفوضون بفعالية و دقة.
للتفويض بشكل فعال، كن واعيا حول ما تفوضه، ومن تفوضه، وكيف تفوضه. ضع ما يلي في الاعتبار:
استخدم مبدأ باريتو – لا تفوض أبدا 20٪ من المهام التي تساهم في 80٪ من نتائجك. تفويض المهام التي لا تكون حساسة أو عالية المخاطر ولا يتم إرفاقها بشكل خاص. اختر المهام التي يمكن أن يؤديها شخص آخر بشكل أفضل مما يمكنك أن تفعله أنت.
تعقب المفوضين والمهام الإدارية – تفويض المهام مثل الموافقة على الجدول الزمني، والتتبع المالي، وأخذ الدقائق، وتوثيق الإجراءات والحلول، وإعداد التقارير الأسبوعية، وإنشاء النشرات الإخبارية، والحفاظ على ملف المستندات محدثا.
إشراك مسؤول المشروع – احصل على مسؤول للمشروع مخصص أو شخص دعم على أساس التفرغ أو التفرغ. لدى بعض المؤسسات مكتب مركزي لإدارة المشاريع قد يكون قادرا على تقديم المزيد من المساعدة والدعم.
تفويض الأدوار بأكملها – تفويض أدوار محددة مثل إدارة الاختبار وإدارة التنفيذ والتحليل والتخطيط التفصيلي لمنتجات معينة أو تدفقات العمل أو حزم العمل.
في مشروع صغير، سوف تتضاعف وتأخذ هذه الأدوار بنفسك، ولكن على مشروع كبير، من الضروري أن تفوض.
التحدي والتمدد والتحفيز – عند تحديد من تفوضهم، اسأل نفسك عن مدى التحدي الذي ستتحداه المهمة الخاصة، وتحفز الشخص الذي تخطط لتفويضه.
ما هو ذلك بالنسبة له؟ بأي طريقة ستساهم هذه المهمة في نجاحه وتساعده على تطوير مهاراته وقدراته؟
التحقق من توفر الأشخاص – كن واضحا بشأن الوقت الذي يستطيع الشخص الذي تريد تفويضه الالتزام به.
كم من الوقت سوف تكون هناك حاجة لإكمال المهمة – أو الدور, وكيف يمكن تحرير الشخص للعمل بالنسبة لك ؟
كيف سيؤثر تولي المهمة، التي تفوضها، على أولويات عمله الأخرى؟
التحقق من كفاءة الشخص – قبل تفويضك، تحقق من مدى كفاءة الشخص.
ما هي خبرته ومهاراته في مجالات مثل التخطيط والتتبع والاتصال وإدارة الوقت؟ كفاءة الشخص ستحدد مقدار التوجيه الذي يحتاجه منك.
تحقق من التزام الشخص – قبل تفويضك، اكتشف مدى التزام الشخص بمن تريد تفويضه. ما مدى حماسه وثقته ودوافعه؟ التزامه سيحدد مقدار الدعم المعنوي الذي يحتاجه منك
عندما يكون الناس على حد سواء يمكنك إدارتها عن طريق الاستثناء ونقول لهم أنك ستعود إليهم إذا كان لديهم مشكلة.
خذ بعض الوقت للتفكير في الوظيفة – قرر بالضبط ما تريد تفويضه ونوع النتائج التي تريدها. تحديد معايير الأداء التي ستقوم بقياس الوظيفة مقابلها، بالإضافة إلى جدول زمني وموعد نهائي. تذكر أن تجعل النتيجة قابلة للقياس قدر الإمكان.
تسليم المهمة بأكملها – السعي لتسليم المهمة بأكملها إلى الشخص الذي تقوم بتفويضه. شرح ما يجب القيام به وسبب القيام بهذه المهمة في المقام الأول. تحقق مع عضو الفريق بانتظام لمعرفة كيف يتم تحقيق النتائج. خطوة تدريجية إلى الوراء عندما ترى أنه يتقن المهمة.
توفير الدعم والتوجيه – امنح الناس الوقت والدعم والتوجيه والمعلومات اللازمة للنجاح. كن صبورا ، ولا تبحث عن الأخطاء. كنا جميعا متدربين مرة واحدة وكان علينا أن نتعلم من شخص أكثر خبرة. إن دعمك واتجاهك، أكثر من أي شيء آخر هو الذي يحدد مدى نجاحك في التفويض.
الفكر النهائي – اعتاد الناس أن يقولوا:“إذا كنت تريد أن تنجز المهمة بشكل صحيح، عليك أن تفعل ذلك بنفسك“. ولكن هذا هو التفكير في المدرسة القديمة. النهج الحديث هو أن أقول،‘إذا كنت تريد أن يتم العمل بشكل صحيح، عليك أن تفوض بشكل صحيح’.