أصبح معظم المهنيون اليوم يستخدمون الرسائل الالكترونية للتواصل مع بعضهم البعض وانجاز كافة مهامهم اليومية، فقد أصبحت عملية ارسال الرسائل الإلكترونية سهلة وبسيطة. ولكن يجهل بعض الأشخاص خطوات كتابة الرسائل الإلكترونية بطريقة مهنية، فقد يؤدي كتابتها بشكل خاطئ الى تشويه صورتك المهنية أمام الآخرين. لذا احرص على اتباع كافة الخطوات بدقة كي لا تترك انطباع سلبي عن شخصيتك لدى الآخرين.
- قدم نفسك: لا تفترض أن الشخص الذي يستلم البريد الإلكتروني يعرف ، أو يتذكر ، من أنت إلا إذا كنت قد أقمت بالفعل علاقة عمل معهم. أخبرهم عن اسمك و وظيفتك قبل البدء في العمل – احرص على أن يكون التعريف قصيرًا و كاملاً.
- الامتناع عن مناقشة المسائل الخاصة: عند إرسال بريد إلكتروني ، يجب توخي الحذر لأنك لا تعرف أبدًا من سيقرأه بصرف النظر عن المتلقي. تأكد من أن البريد الإلكتروني الخاص بك يناقش مسائل عامة بشكل أساسي واحتفظ بأي مسائل خاصة أو شخصية أخرى .
- عدم استخدام علامات التعجب: استخدام علامات تعجب أكثر مما ينبغي يمكن أن يكون طفوليًا أو وقحًا. تأكد من استخدام هذه لماما. في الواقع ، الحد الأقصى لمرات التعجب الموصى بها في البريد الإلكتروني هو واحد.
- الرد في الوقت المحدد: جعل شخص ما ينتظر وقتا طويلا للحصول على الرد هوأمر غير مهني. يقترح الخبراء أن أطول وقت يجب أن تنتظره للرد على رسالة بريد إلكتروني يتراوح بين 24 و 48 ساعة. أي شيء أبعد من ذلك يعتبر أمر غير مقبول.
- التحقق من قواعد اللغة الخاصة بك: الإملاء وعلامات الترقيم والقواعد النحوية ، هي انعكاس لحياتك المهنية. خذ بعض الوقت بعد كتابة كل بريد إلكتروني من أجل تدقيقه . لا ينبغي أن يكون هناك أي أخطاء صارمة في القواعد أو الأخطاء الإملائية إذا كنت تريد أن يأخذك الأشخاص على محمل الجد.
- تجنب الاختصارات والمصطلحات الأخرى: حاول عدم استخدام الأشكال القصيرة أو المختصرات أو أنواع أخرى من اللغة الفنية التي قد لا يفهمها مستلم البريد الإلكتروني. ضع في اعتبارك أن إرسال بريد إلكتروني لشخص ما يختلف عن الدردشة معهم حيث يمكن توضيح أي سوء فهم على الفور.
- دع الأخبار السيئة في وضع عدم الاتصال: تجنب إرسال أخبار أو شكاوى سيئة عبر البريد الإلكتروني قدر الإمكان. نظرًا لأن البريد الإلكتروني لا يحتوي على عنصر شخصي ، فقد تأتي كلماتك على أنها أكثر إبداعًا مما يُقصد منها أن تكون. من الأفضل حل مسائل النزاع إما وجهاً لوجه أو من خلال مكالمة هاتفية.
- لديك سطر موضوع عظيم: يجب على معظم المهنيين فحص مئات الرسائل الإلكترونية يوميًا. على هذا النحو ، يجب أن يكون سطر الموضوع الخاص بك دقيقًا ومباشرًا. يبقيه بسيطا، ولكنه ذو صلة. من المحتمل أن يتم التخلص من الرسائل الإلكترونية غير المرغوب فيها أو إرسالها إلى الرسائل غير المرغوب فيها. تأكد أيضًا من توافق محتوى بريدك الإلكتروني مع الموضوع وليس مجرد clickbait.
- احترس من الذي تقوم بنسخه: قبل نسخ الآخرين على البريد الإلكتروني ، اسأل نفسك عما إذا كانوا يحتاجون بالفعل إلى التكرار. قد تقوم بملء صندوق الوارد الخاص بهم بمعلومات غير ضرورية ، وهذا يمكن أن يأتي بنتائج عكسية عليك لاحقًا. احرص أيضًا على النقر على “الرد على الكل” فقط عندما تكون متأكدًا من أن كل شخص تم نسخه في البريد الإلكتروني يجب أن يقرأه.
- اجعلها موجزة: من الأفضل عدم كتابة القصص في بريدك الإلكتروني وإبقائها قصيرة ومختصرة قدر الإمكان. انتقل مباشرة إلى النقطة واستخدم الفقرات والنقاط.
ترجمها إلى العربية : م . أحمد عبد المجيد